台湾文件管理 RFID 应用使用者需求问卷调查与分析报告

　　　　　　　　　　　　　　　
宝康科技(股)公司叶俊明总经理 　　海洋大学电机工程研究所洪贤升教授   

注：本篇为产学合作问卷调查分析报告，由宝康科技及海洋大学研究团队共同发表。   
   
一、需求访谈与问卷调查主旨  
   
       由于现代生活常常会发生文件管理上的疏失，而造成不必要的负担，因此本问卷将针对台湾不同单位机构的公文、文件及档案管理方式做广泛式的调查，从中寻求目前使用者处理文件时经常面临的不便问题，以及针对这些问题改善管理的最佳途径，依此强化RFID全方位文件管理系统研发方向之完整性，并且作为未来商品化之重要参考依据。  
   
        有鉴于台湾因为文件管理不当而引发的社会问题频传，小则造成行政效率不佳，大则造成民众生命财产损失，而目前市面上尚无针对此一问题提供完整的解决方案。本研发团队应用无线射频辨识(RFID)技术，开发台湾首套RFID全方位文件管理系统，除可以同时读取并识别大量堆叠的文件档案，并以创新的UDN(Ubiquitous Document Network)架构观念，建构一个无所不在的文件管理网路。另外，系统特别搭配可以重复使用、环保且创新的夹具式电子标签，开发兼具实体性、数位化的文件管理系统模式，让使用者与管理者得以随时掌握文件的行踪与状态，达到及时管理、适度监控的效率化管理目标。  
   
        本问卷调查设计的内容除了针对受访者进行现有使用环境的了解之外，同时也针对个人主观的需求以及导入RFID解决方案的看法，期盼透过这些有效资讯的搜集与执行步骤，充分了解台湾文件科技化管理市场之整体商机轮廓。   
   
二、主办单位及调查单位  

         主办单位：台湾海洋大学及宝康科技股份有限公司  
         调查单位：“晶秘书－全方位文件管理工具研发计画”工作团队   
   
三、问卷调查过程与方法  

　　一、调查对象：  
　　本问卷调查的对象大致区分为民间企业、国营企业、学术单位、医疗机构、政府机关(公、军、警)、财团法人机构、事务所等各类族群。   
   
　　二、资料调查期间与版本说明：  
   
　　版本　　　　　问卷调查期间　　　　　　 　问卷统计数量  
　　v1.0 　　自2009年6月25日至7月31日　　　231份  
　　v.1.1　　自2009年6月25日至8月18日　　　259份  
　　v.1.2　　自2009年6月25日至8月27日　　　268份   

    
　　三、调查方式：  

　　为求慎重以及让问卷填写者快速了解本问卷之内容，大部分问卷由本计画参与人员亲自至各单位机构进行问卷访谈，少部分则透过电子邮件及传真方式做调查。而为了避免一人填写多份及重覆填写之情况，故要求填写者提供部份个人资料供佐证用，以提高问卷之可靠性与公正性。   
   
　　四、调查样本：  

　　以当面访谈、电子邮件及传真做问卷调查，发放约500份问卷，在扣除掉无效问卷后，至8月27日共计回收268份有效问卷，并以此样本数进行各项分析。   
   
　　五、资料处理及分析方法：

　　于问卷收集后使用Microsoft Excel软体做资料统计，并产生分析图表。依图表显示的结果做说明与分析。   
   
四、问卷调查内容暨分析统计 
  
　　一、受访对象所属的单位/公司类别  

分析：上图为统计本次问卷调查对象所属的单位机构类别，包括民间企业、国营企业、学术单位、医疗机构、政府机关(公、军、警)、财团法人机构、事务所…等单位。其中以民间企业为大宗，约占总比例之58.2%，其次为政府机关及学术单位。   
    
　　二、单位/公司目前是否有导入电子化公文、文件、档案管理系统  

分析：由上图可以得知有69%的单位机构，已经导入电子化的公文、文件、档案管理的系统。   
   
　　三、目前的公文、文件、档案管理方式是否有不方便之处  

分析：由上图可以得知，约有4/5比例的受访者对于单位机构里的公文、文件、档案管理系统感觉到不便，因此可从中发现，多数现行的管理系统仍需改善或强化。   
   
　　四、为了寻找一份公文、文件或档案所花费的最长时间  

分析：由上图可以得知，即使已导入电子化管理系统，受访者也常常会把宝贵的时间花费在找寻文件上。如果使用纸类文件就有可能会有找不到的情况，而耽误工作的时间。   
     
　　五、单位/公司目前是否有实体公文传递流程与签核作业  

分析：由上图可以得知，仍有约84%的单位机构保有实体公文的传递流程及签核作业。因此若要建置一套完整的公文、文件管理系统，除了整合电子化部份之外另需整合实体作业流程。   
   
　　六、希望RFID电子标签或管理系统里可以储存哪些讯息以协助管理公文流程(可复选)  

分析：由上图可以得知，在访问的问卷中，单位机构的受访者对于本计画的RFID电子标签或管理系统所提供的储存讯息可满足多数人员的需求，其中以文件编号、发文日期及原发文者的讯息更为重要。另外在其他讯息部份也有一些对于本计画电子标签或系统所储存讯息的建议，如：公文类别、档案名称、对应客户资料、公文主旨、主管签核批注、机密等级…等。   
   
　　七、公文未及时处理或即将逾期，希望系统能发送警示讯息给何人(可复选)  

分析：由上图可以得知，当公文处理即将逾期时，绝大部份受访者希望将警示讯息传给原发文单位以及现正经手单位。   
       
　　八、(承上题)若公文未及时处理或即将逾期，希望以何种警示方式(可复选)  

分析：由上图可以得知，由于电脑化作业的普及，以电脑警示视窗和发送电子邮件通知的方式最为多数受访者青睐。   
   
　　九、单位/公司目前常用的文件管理工具种类(可复选)

分析：由上图可以得知，目前单位机构使用最广泛的文件管理工具为档案夹，其次为订书机及长尾夹为最多人使用。因此可以導入資源再利用的觀念，將電子標籤結合於檔案夾及長尾夾上。   
   
　　十、若使用RFID电子标签来管理文件、档案能接受的电子标签单价(新台币) (可复选)  

分析：由上图可以得知，不管是重复性或是一次性的电子标签，都以最便宜的价格得到使用者的青睐。因此降低系统电子标签及系统建置成本为相当重要的课题。   
   
　　十一、采用可重复使用的RFID电子标签降低后续耗材成本，是否会增加使用RFID电子文件管理系统的意愿  

分析：由上图可以得知，因重复性的电子标签有效降低成本及提升再用率，因此亦提高单位机构的使用意愿。  
   
　　十二、用于办公桌或书桌时，希望RFID的读取设备形式为何(可复选)

分析：由上图可以得知，桌上式的读取设备因体积较小，所以较多人选择使用。   
   
　　十三、个人文档管理的需求上，希望另外以哪些形式的电子读取器来协助管理文档(可复选)  

分析：由上图可以得知，多数单位机构会有盘点及找寻文件的需求，因此轻便及移动性的手持式设备较为受访者所青睐。  
   
　　十四、若有一套新的电子化工具可以协助即时追踪管理各种公文、堆叠文件、以及档案的状态与流向，并可适时警示做处理，是否会考虑使用  

分析：由上图可以得知，约有93%的受访者对于本计画所建置的系统有所肯定。  
   
　　十五、是否应该使用电子化工具来改善公文流程缺失  

分析：由上图可以得知，约有87%单位机构的人员赞成应使用电子化工具辅助以改善公文流程缺失。   
   
五、问卷调查结论  

　　综合以上图表，可得出以下结论：  
　　许多单位机构的人员(不一定是文件专职管理人员)，对于电子化公文、文件、档案管理系统的使用量很大，但也造成相当多的困扰，因此对于改善文件各项作业与管理流程、效率、安全等的需求度相当高。  

　　使用实体公文作业的人员，常常会因为公文的传递与签核造成许多不必要的麻烦，而每当问题发生时的责任归属往往又很难快速厘清，因此，绝大多数的受访者希望可以利用科技工具来缩短单位机构人员的公文、文件流程时间，并减低作业流程中经常产生的各种问题。  

　　在未来的文件管理系统看法上，由于结合电子及实体的系统可即时控管公文或文件的流程，将能够有效避免延宕、积压、变造和外流等问题，更可以提升整体流程的效率及安全性，多数受访者于此都给予正面的回应。  

　　有实体文件保存、调阅与归档的使用单位，希望RFID系统厂商能将文件流程管理与档案储存管理作完整的连结。  

　　RFID电子标签的价格是所有访谈单位一定会询问的议题，文件数量较大的公单位期望RFID电子标签的价格为新台币个位数，才有机会大量导入并加速导入时程。  

　　结合夹体(例如长尾夹、原子夹、回纹针)的电子标签可达重复利用的效益，使不少单位机构人员对此产生兴趣。
 
　　访谈的各银行、各公家单位及军方单位皆已导入不同形式的电子公文管理系统，但仍有大量的实体公文或联络文件需进行传递与会办。  

　　医疗院所的病历管理是未来可以切入的应用领域。