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RFID 应用于公文流程点收之概念验证

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  台北市商业处隶属台北市政府产业发展局,负责台北市商业登记管理与营利事业统一发证、公司管理、商业管理与商业行政及商业辅导等业务。该处组织愿景为成为商业行政机关之最佳典范,提供商业登记、咨询诊断,资讯加值,人才培育等全方位商业服务。并定位自己为领航的商业行政机关。 

  该处接受经济部委办办理设址台北市实收资本额未达新台币5亿元之公司登记业务,97年度受理案件数量为18万4,000余件。 99年度起,实收资本额达5亿元以上之公司登记亦将纳入业务范围,预估申请案件将再多增上万件。在人力编制有限情况下,业务相当繁重。台中、高雄两市也有类似的情况。 

  台北市商业处受理之公司登记案件数量庞大,部份工作(销号、建档、扫瞄)需藉由委外厂商协助办理,提升单位生产力以面对未来商业活动之不断成长,成为当务之急。且申请登记案件于流程中经过多次点收耗费人力、时间,而且有遗漏及不易追查之虞。 

  该处拟利用RFID科技,于申请案件收文后即贴上RFID标签,于收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管各流程均以批次点收管控,达到流程透明化并提升申请案件点收速度及正确度。藉由结合RFID创新流程与原有资讯系统,自动提示并快速追查遗漏案件,提升服务生产力与客户满意度,成为领航商业行政机关。 

执行架构 

  本计划验证执行架构如下图所示,由RFID公领域应用推动办公室POC团队负责召集,验证对象为台北市商业处之公文流程点收控管,主要验证执行单位为工研院,设备及器材由8家RFID合作厂商提供,应用软体发展则由2家公司担纲演出。 



图1、“RFID应用于公文流程点收之概念验证”执行架构图 

概念验证技术重点 

  本计划验测目的如下: 

  公司登记申请案件贴附RFID tag之选用。 
  公司登记收文及各流程点(签)收RFID Reader之选用。 
  生产力提升、流程透明度与正确度改善。 

  关键验证项目如下: 

  收件:逐案黏贴RFID标签管控。 
  标签堆叠之读取测试。 
  分文:承办人员点收查核有无误分案件。 
  陈核:主管人员点收。 
  销号、建档、扫描等委外派遣人力公司人员点收并作申请案件相关书件作业。 
  档管:档案室人员点收并作归档作业。 
  整合识别证系统。 

  预期KPI如下: 

  申请案件流程透明度能力:可随时追查申请案件于收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管等流程之情况。 

  公文流程点(签)收生产力: 缩短各流程公文点(签)收所需时间,提升公文流程点(签)收生产力30%以上。 

  特殊警示告知:自动提示可能遗漏处理之申请案件,并显示其流程状态,不遗漏任何一个申请案。 

应用情境 

  应用情境如下图所示,包含收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管等流程,主要流程皆须执行签入与签出状态移转之作业,搭配作业人员之识别,可做到充分掌握每份公文之流程状态与处理负责人,当公文处理超出流程所允许之范围时(如流程滞留时间过长、超出限办时间…等),即有异常警示告知,使公文流程点收作业能迈向尽善尽美的道途上。 



图2、“RFID应用于公文流程点收之概念验证”应用情境图  


作业流程 

  以下两图分别列示RFID使用前及使用后之作业流程。现行作业流程在各流程间,并无明确的点收作业,虽可节省点收时间,但也易造成公文处理状态不易追查、异常情况发生时(遗失、滞留、延误)无法事先警示的缺失。新流程比较明显的改变,在于以RFID科技串接各流程间的点收作业。 



图3、RFID使用前之作业流程 

  导入RFID后,公文流程点收之流程如下。 



图4、RFID使用后之作业流程 

RFID应用需求 

  在RFID应用需求上,可分三方面说明,分别是采用何种RFID标签、选取何种频段的读取器以及软体系统应考量那些功能?下表为RFID标签选用的考量因素: 

  表1、RFID标签选用考量因素  
 

  下表为读取设备之可能选项: 

  表2、 读取设备可能选项  
  


  下表为软体系统应考量之功能: 

  表3、 软体系统应考量之功能 

基本性能测试 

基本性能验证情境
 

  基本性能测试主要是针对各项RFID产品的最基础性能作分析测试。本阶段共测试8种HF(全为被动式,其中4种乃专为堆叠用之PJM标签)及8种UHF标签(全为被动式),9款读取器(3款HF、2款HF PJM、 4款UHF)。测试情境共11项,如表4。 

  表4、基本性能验测情境 

  资料来源:经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

  标签贴覆可能位置之说明-标签需贴覆于公文上,但由于各种标签本身尺寸问题与相匹配之读取器读取范围限制,故须以公文可能贴覆位置(如下图中所示)中,选择适用之可快速感应最佳贴覆位置。 

  资料来源:经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

基本测试结果分析 

  第一阶段基本验测结果可汇整如下: 

  将所有测试结果,使用标准差与偏移误差量作统计分析后,可发现一般HF标签表现最差,尤其是在多份文件堆叠读取的时候,往往误差值很大,每次读取的穏定性非常差,故不能于此项验证计画中使用。 

  而在PJM标签方面,多份文件堆叠读取测试表现最佳,但在可读取厚度须取决于Reader的天线设计。若选用较小型的天线,往往只能感应到10cm左右之高度,不符合此项验证计画的需求,故须特别选用2维天线来增加其感应高度。 PJM标签还有一项不利因素,就是目前市售金额仍较HF与UHF标签为高,亦是选择时一大考量。 

  而在UHF标签方面,多份文件堆叠读取测试时若为单张纸就会产生很大的误差量,但若文件厚度增至多张纸(15张以上)则读取效果就会明显上升,若是在多份文件读取时配合移动reader则可将读取率提高至100%,而其标签与reader价格便宜亦是一大利基。 

  将HF、 PJM、UHF三类测试结果比较如下: 

  表5、标签HF、 PJM、UHF三类测试结果比较 

实验室情境模拟验证 

  第二阶段应用情境模拟验证 

  RFID设备经过基本性能验测之后,考量未来使用RFID的环境,继续于实验室内进行第二阶段的验测。本阶段验测的项目包含如下: 

  RFID公文流程点收系统开发 

  实际公文堆叠读取率分析(包括各种厚度与种类之公文堆叠读取率) 

  应用系统功能测试(包括各流程收文分文点(签)收、 流程状态查询、遗漏件自动警示) 

  情境试作与分析(包括完整公司登记情境实验室模拟测试) 

  第二阶段重要成果 

  第二阶段实验室模拟验证主要结果包含: 

  完成“RFID公文流程点收系统”开发,包含支援HF PJM及UHF两个频段之系统。 

  依据未来公司登记情境,完成实验室流程模拟测试,测试成果如下表(支援UHF频段之系统刚完成,截稿前尚来不及测试,仅列出针对HF PJM之测试结果)。 

   表6、实验室验测结果汇总  

验证系统概述 

  “RFID公文流程点收系统”软硬体架构如下图所示。依作业流程特性区分,收件柜台自成一类,其余流程则归属同一类。 



图6、软硬体配置架构 

  收件柜台为市政府商业处与申请公司登记民众接触的第一线,承办人收到申请案件之后,除建立文件档号、案号与相关基本资料之外,需将RFID标签贴附于申请文件上。因此所需的硬体包含个人用轻便型RFID读取机、具文件堆叠识别能力之RFID标签(机)、个人电脑等。 

  其余流程因牵涉到文件堆叠读取与文件移转权责识别的需求,各流程所需的硬体包含员工识别证读取机(磁条读取机)、文件堆叠识别用RFID读取机、个人电脑等。 

  此外,公文流程点收与追踪软体则贯穿各作业流程处理之需求,并达到公文堆叠点收、全流程状态追踪、公文滞留逾时与限办逾时警示通知的目的。 

  软硬体整合后之系统实体架构如下图所示: 



图7、 系统实体架构 

  资料来源:经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

  以下附上数则“RFID公文流程点收系统”的系统画面(软体系统由宝康科技开发)供参考。 

现场导入测试 

  实验室验测完成后,进入第三阶段实地验测。本计划就98年11月18日于台北市商业处进行现场测试与观摩。本阶段验测的项目如下: 

  依据现场环境因素调整硬体设定参数 
  小范围完整流程导入试作 
  RFID导入效果分析 
  KPI量测 

  现场观摩会测试项目及时程如下表,完整测试成果将于年底成果发表会中提出。 

  表7、现场观摩会测试项目及时程  
  

结论 

  经实验室情境验测后,本POC计划确认RFID应用于“公文流程点收”的可行性,相关KPI如下,也实现当初之计画目标: 

  公文堆叠读取率100%(透过天线配置,文件堆叠厚度20公分以上)。 
  平均堆叠读取时间小于1秒(几乎是即时)。 
  异常文件抓漏比例:100%(此部份需软硬体之配合)。 

  更完整的公文流程点收RFID应用分析与发展趋势,敬邀业界专家与会本办公室于12月2日及12月4 日分别于高雄及台北举办之“2009 RFID 应用推动成果暨研讨会”。 

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