基于多种信息发布方式的考勤信息系统的设计与实现

    当今社会信息技术飞速发展，信息成了现实生活中不可或缺的组成部分．考勤信息作为信息的一种具体形式具有其特殊的作用和意义，它是一个学校、机关、或企事业单位内部管理的基础和重要环节，因而考勤管理系统便成了这些单位实现现代化管理必不可少的组成部分．为了加强和便于考勤信息的管理，文中提出了一种基于多种信息发布方式的考勤信息管理系统，它同其他的考勤信息系统有着明显的区别，在实际应用中更能显示其优越性．

1 考勤信息系统 

    考勤信息系统是信息管理员及时地对考勤信息进行采集、更新或管理，再根据考勤信息的某些共性进行分类，最后系统化、标准化地响应用户请求自动地将考勤信息发布出去的一种信息系统．考勤信息系统应该具有以下四个方面的功能：1)考勤信息采集：主要是实现对信息内容的收集和提取等功能；2)考勤信息管理：主要是实现对信息内容的更新、分类与维护等功能；3)考勤信息用户管理：主要是实现对普通用户信息的分类、更新等功能；4)考勤信息发布方式管理：主要是把考勤信息以各种便捷的方式及时而准确地发布出去．

    系统采用C／S体系结构，它是一种分布式计算机模式 J，与传统的基于主机的结构相比具有较好的性能价格比，C／S技术目前已发展到相当成熟的高度．C／S体系结构的前台开发工具有很多，针对统软硬件运行环境和实际需求的功能，本系统采用Delphi作为前台开发工具，SQL Server 2000作为后台数据库．SQL Server 2000作为Microsoft家族的重要成员是新一代基于客户／服务器的大型关系数据库系统，它不但继承了微软产品的优越特点，还对许多组件做了适当的扩充，能够很好地与Win2K Server配合工作，很好地发挥效能满足系统的需要．

2 具有多种信息发布方式的考勤信息系统 

    然而目前人们使用的各种考勤信息系统其采用的信息发布方式往往比较单一，且设备价格昂贵，不能很好地满足不同用户群体的需求．为了更好 地适应不同类别用户的需求，在此提出了一种具有多种信息发布方式的考勤信息系统结构．这种考勤系统主要由操作员账户管理系统、IC卡发行管理系统、考勤数据采集系统、考勤数据管理系统和考勤信息发布系统等5大子功能系统组成．其系统功能结构如图1所示．

图1 具有多种信息发布方式的考勤信息系统功能结构图

    它的主要工作流程是：首先每位用户都拥有一张具有惟一标识的考勤IC卡，用户使用此IC卡通过考勤机记录下自己的考勤信息；然后考勤管理人员可以通过采集卡或RS-485总线将每个用户的考勤信息进行集中并发送给考勤信息系统的计算机，并最终将所有的考勤信息存放于考勤信息数据库中，最后信息发布系统从考勤信息数据库中提取每位用户的考勤信息通过电子邮件、手机短信、网站、语音电话等4种不同的方式进行发布． 

2．1 操作员账户管理系统 

    操作员账户管理系统负责对考勤信息系统的操作用户进行必要的管理，其主要功能包括建立、删除操作员账户；针对不同类型的系统操作员设定其操作权限．系统有一个后台数据库，里面事先设有一个管理员账户，在程序运行过程中用这个管理员帐户成功登陆系统，继而就可以进行一些添加、删除操作：比如可以再添加一些管理员，并对他们设置权限，拥有不同的权限就能进行不同的操作；当然也能够进行用户的删除工作．这些添加和删除的操作都直接与数据库联系，能即时更新数据库．

2．2 IC卡发行管理系统 

    IC卡发行管理系统主要南3个子系统 组成：发卡数据库即发行库系统、考勤数据库系统和学生信息库系统．通过IC卡发行管理系统，系统管理员可以按照一定的格式，制作管理卡、采集卡、用户卡(详见各种卡的结构)即IC卡初始化；还可以通过给各种不同类型的卡设置密钥与卡 配字(管理卡)和卡有效期；同时发行系统管理员还可以进行为新增加人员发卡，毕业、调走人员销卡，卡丢失补卡以及旧卡注销后，可以重新初始化再次利用等IC卡日常管理操作；对于卡丢失、补卡功能，首先应在数据库中注销原卡，然后对新卡进行初始化(数量相对较少)． 

    此外，发行管理系统管理员还可以对发卡数据库即发行库、考勤数据库和学生信息库中的数据进行各种读写操作(包括：查看、添加、修改和删除等功能)．

2．3 考勤数据采集系统 

    考勤数据采集系统的主要功能在于实现对考勤信息等内容的收集和提取；它的信息采集方式主要通过以下几种方式实现： 

    定时采集：用户IC卡考勤机自动在指定的时间段内纪录考勤数据． 
   数据交换：实现将各种相互独立数据进行合并或更新的操作； 
    手工签卡：主要是针对由于特殊原因没法进行刷卡的部分用户进行的操作； 
    请假登记：对部分用户因病／事请假没能按时出勤，将对其信息进行录入．

    在采集到用户的考勤信息之后，接下来要做的就是如何把这些信息上传到考勤系统的数据库中．
 
2．4 考勤数据管理系统 

    考勤数据管理系统包括：考勤数据上传和考勤数据统计系统2大部分．所需硬件设备有Ic卡(接触式)考勤机、考勤数据采集卡、用户卡、管理卡和RS485总线等．考勤机经过管理人员利用管理卡进行初始设置(考勤机编号、时间、卡匹配字、密钥)后，可以记录考勤信息，考勤信息最终必须上传到PC机的考勤数据库中．

    其中，考勤数据上传系统是将记录的考勤信息上传到PC机的考勤数据库中．有如下3种方式： 

    联网方式：若有互连网络，Pc机可通过互联网络向考勤机发送传输数据命令，接收考勤数据并将其存入考勤数据库； 

    采集卡方式：在没有条件联网的环境下，考勤数据由采集卡采集并通过读卡器读到Pc机，存入考勤数据库．此种方式为最基本的上传方式； 
    RS485总线方式：如果条件允许，采用联网方式，考勤数据可由RS485总线(传输介质为双绞线，理论上距离可达一公里)传送到PC机中．此方 式可以得到较及时的考勤数据． 

    通过考勤数据统计系统，系统管理员可以按日、月、时、分或人等关键字查询、统计每个用户的出勤情况，并可设置迟到、早退时限．

2．5 考勤信息发布系统 

    考勤信息发布系统是考勤信息系统的重要组成部分．信息存在的意义在于传播，即信息需要被传播出去，并对它加以分析和利用，所以说如果信息不能传播也就失去了它存在的意义．对于一个考勤信息系统而言，及时、准确地把采集到的每位用户的考勤信息发送给需要这些信息的对象，是一个十分重要的环节．
 
    为了克服一般的考勤信息系统信息发布方式比较单一的缺点，这种考勤系统采用了4种不同的信息发布方式．按照发布方式的不同，考勤信息发布系统又可以分成4个子系统，它们分别是：电子邮件系统、手机短信系统、语音查询系统以及网站查询系统． 

    2．5．1 电子邮件系统 

    电子邮件系统是采用手动或定时方式，从考勤数据库读取考勤信息，再由考勤信息系统用户信息库获得信息接收者的Email地址，然后通过Email控件采用循环方式将相应的考勤信息逐一发送，以实现对考勤信息的发布目的．在程序实现巾proce—dure TfrmMain．SendMail(1st：Tlist：Email：string)这个过程就是实现此电子邮件发送功能的过程，它含有2个参数：lst是从后台数据库相应的记录考勤信息 
的数据表中传递出来的数据，它记录着出勤者的全部情况(当然没有出勤的记录数值为空)，Email是对应出勤者的或者是其他联系人的Email信息，有了这些信息，程序便在规定的时间以自动的方式，或者是管理员在需要的时候可以手动地将考勤记录的结果发送出去，用户能都及时并有效地接收并了解出勤情况．

    2．5．2 手机短信系统 

    手机短信作为一种实用、方便、廉价的通信手段，越来越多地成为人们日常工作、生活不可或缺的信息传播方式．这种通信方式是定时从考勤数据库中提取用户的考勤信息，再从用户信息库获得信息接收者的手机或小灵通电话号码，将考勤信息及时而准确地发送给相应的接收者，同时保留发送日志，从而完成考勤信息的发布功能．

    首先考勤信息发布系统定时自动地从考勤数据库巾提取用户的考勤信息，自动编辑成待发送的短信内容，再从用户信息库获得信息接收者的手机或小灵通电话号码，采用无线短信收发的方式，利用通过(USB或者串口)数据线与pc机相连的SMS— Modem(短信猫)，将考勤信息发布出去．

    因为短信猫专注于短信收发应用，所以相对于手机和其他手机短信息收发设备而言，短信猫在短信收发速度方面要更快(短信猫700／h，手机500／h)，可靠性更高，不用电池，无需互联网，可以实时发送，同时市面出售的短信猫种类繁多，设备价格便宜，从而大大地降低了考勤信息系统的设备成本开销，此外，这种短信息方法对于GSM手机和小灵通均可适用，可以满足不同用户的需求，因而这种方式目前得到了广泛的应用．

    2．5．3 语音查询系统 

    语音查询系统是一种被动的信息发布方式，之所以称为被动的信息发布方式，是因为只有在被呼叫之后，语音查询系统才将对应的考勤信息通过语音电话进行发布．其主要功能包括：监听电话线状态，如有振铃，摘机并播放语音提示；识别用户输入的DTMF按键，判断应该提取的数据，然后从数据库中提取数据并播放；可以限制通话时间，超过规定时间主动挂机；记录并统计呼人的时间及来电显示(主叫号码识别功能)等．所有这些功能只需一台语音Modem、一部固定电话和一台PC机就可以实现，从而极大地节约了考勤信息系统的成本．

    2．5．4 网站查询系统 

    今天互联网已经成了我们生活不可或缺的部分，通过网络可以实现信息的快速传播和共享．网站查询系统正是基于这方面考虑，利用互联网，通过网页的形式，实现考勤信息的发布．这种信息发布方式主要提供考勤时问查询、考勤相关信息发布等方面的功能，其设备要求低，技术现实简单，同时又能很好地满足不同用户的需要．

3 结束语
 
    该考勤信息系统具有多种不同的信息发布方式，克服了目前一些考勤信息系统信息发布方式单一的缺点．该考勤信息系统对设备要求低，技术实现简单，只要求拥有一台用于采集考勤信息的考勤机、一台用于对考勤信息卡进行读／写操作的读卡器和一台用于存放考勤数据的计算机便可工作运行．这样就可以较大地节约在考勤信息系统在硬件设备方面的开销及开发费用，从而降低了考勤信息系统的成本，同时这些便捷、准确、及时的信息发布方式可以很好地满足其信息快速发布和传播的要求，很好地满足不同用户的需要．

作者简介：高伟(1964－－)，女，副教授，主要研究方向：计算机网络及应用 
                哈尔滨工程大学计算机科学与技术学院  高伟 张红 王小军

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