RFID技术在高校固定资产管理应用

固定资产是高校人才培养、科学研究、社会服务的硬件条件，一个学校固定资产的数量和质量是衡量这个学校的教学、科研综合实力的重要因素。管理好学校的固定资产并使其发挥最大效益，是各高校管理工作的重要组成部分。近年来，由于招生规模迅速扩大，各高校都购置了大量固定资产，为此，加强固定资产管理成为当前高校管理的重点工作之一。本文提出了当前高校固定资产管理中存在的问题，初步提出引入 RFID技术 实现固定资产智能化管理的思路。

一 、高校固定资产管理现状及问题分析

固定资产具有设备价值高、使用周期长、配置地点散、管理难度大等特点，因此固定资产管理系统是高校管理中的一项复杂的系统工程。目前，大多数高校对固定资产管理实行的是以账物分管为原则，分门别类归口管理的模式，通常是设备部门管理教学仪器设备，后勤部门管理土地、房屋、建筑物、家具，图书馆管理图书杂志，财务部门负责固定资产价值核算。客观地说，当前高校普遍采取以固定资产管理相关部门的职能划分，由各部门分别负责设备采购、资产管理、财务立帐等的模式，这样一个管理架构无论从相互监督、责权分管，还是行政协调方面都比较合理。

过去，关于高校固定资产管理领域的研究文章，在提及高校固定资产管理方面存在的问题时，大多集中在制度建设滞后、管理意识淡薄、机构人员不力、沟通协调不足等原因，认为一是学校不够重视，重钱轻物、重购轻管；二是规章制度不健全，或虽有制度，但没有认真落实，执行中流于形式；三是机构设置不完备，专职管理人员素质不高，责任心不强等等。这些原因不能说不对，但对问题的研究仍停留于表面，调研分析不够深入，没有抓住问题的根本所在， 由此而来的解决办法也很难应用到实际工作中并产生真的效益。

事实上，无论是国家还是地方，各级固定资产管理部门对固定资产的管理都相当严格，每年从教育系统下达的统计报表都包含固定资产数据上报；各层面的固定资产管理规章制度建设也比较完备，采购、管理、报废均有法可依、有章可循；各高校均设置有专门的固定资产管理机构甚至成立二级管理队伍，由专职人员负责管理。可见，制度、队伍等建设虽不能说完善，但至少是完备的。那么，问题究竟出在哪里?长期以来许多高校不进行固定资产清查，实物管理部门与财务部门没有开展经常性对账工作，使会计账面余额与管理台账余额不相符，导致了家底不清、账物不符、账账不符情况的普遍存在，固定资产得不到动态有效的管理和利用。经分析，笔者认为高校固定资产管理问题的根源不是不得力，而是不得法。主要表现为以下所列的问题：

(一)清产核资难以开展

目前高校的资产管理基本仍采用传统管理方式，大多是采用资产设备卡片或者纸制条形码标签，通过手工方式将设备相关信息分类编辑管理，维护及使用情况仍然采用传统的记录及查询方式，效率不高。根据资产管理规定资产要进行定期清查，清查时只能通过纸制管理卡片、纸制标签，进行人工登记、核实处理。设备的清点要以现场固定资产标签为核查依据，传统的资产标签时间长了容易破损或丢失，标签破损后信息不全设备清点就很难追溯，一旦标签丢失，往往出现设备资产无据可查的现象。如果出于保护标签的考虑，把标签藏人设备中不容易丢失的位置，安全虽然有了保障，但是一到清产核资的时候，就要开拆大部分设备，显然不可行。由于传统管理方式的制约，进行大量的多种类多地点设备资产清查难度很大，需要大量的人员花费大量的时间实施，而每年一次或多次的报表数据上报使清产核资不得不流于表面、应付了事，全面彻底的核查工作无法真正落到实处，本应为常规的对帐也自然难以实施，时间一长，就会出现财务固资帐、设备台帐、固资实物三者的分离，导致帐帐不符、帐物不符、家底不清。

(二)设备流动难以监控

随着高校信息化建设的不断推进，个人配置设备也不断增加，台式电脑、打印机、笔记本电脑、数码相机等的逐步配备使固定资产具有了更强的流动性。在目前的管理模式下，由于监控手段和变动记录迟缓，资产信息的频繁调整往往会造成信息失真和滞后，从而造成帐实无法同步一致。机构调整、岗位轮换、教职工调动或办公室搬迁时，设备的调整和流动随之产生，在传统的管理模式下，只有人事部门、固定资产管理部门、设备所在部门和使用者都自觉地按照相关的操作程序完成一系列设备移交工作，固定资产变动的信息才不会遗漏或缺失。但事实上，一方面是这些涉及到设备调整的机构人员变动发生时，工作的重点和关注点都不是设备的调整；另一方面是由于程序复杂、关联部门多，即使大家都能及时考虑到设备的问题，也因为操作难度大而不了了之。单位人员调整是常态，跟进不迅速，人员更换调离后，其名下的物品随时间的流逝不知去向。部门的调整虽不频繁，但设备变动的量大，监控不及时，要做到帐实相符就只是空话了。 
 
由于固定资产使用地点分散的特点，即使在现有管理应用系统的支持下，固定资产标签的制作、填写或打印、粘贴，资产状态的跟踪，盘点等工作的性质和工作量并没有得到较大的改进，固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。需要引入 RFID技术 来有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题，这样才能将固定资产日常管理活动与固定资产管理系统有效的整合在一起，从而达到实物信息与系统信息的实时同步一致。因此，建立一套基于 RFID技术 的固定资产管理系统实现自动管理成为解决固定资产管理困难的有效途径。

二、 RFID技术 基本介绍

(一)RFID的概念

RFID (Radio Frequency Identification，无线射频识别)是一种非接触式的自动识别技术，于1948年1O月被Harry Stockman提出⋯ ，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种恶劣环境。作为条形码的无线版本， RFID技术 具有条形码所不具备的防水、防磁、耐高温、使用寿命长、读取距离大、标签上数据可以加密、存储数据容量更大、存储信息更改自如等优点。 RFID技术 主要应用在电子物品监视、物流控制系统、定位系统、运动计时、身份证及护照、汽车防盗、动物管理、商品防伪等领域。

(二)RFID系统的组成

RFID主要由电子标签、阅读器和射频天线组成。电子标签即射频卡，由耦合元件及芯片组成，标签含有内置天线，用于和射频天线间进行通信。阅读器主要用于读取(在读写卡中还可以写入)电子标签信息。天线主要在标签和阅读器间传递射频信号。可以通过阅读器的RS232或RS485接口与外部计算机(上位机主系统)连接，进行数据交换。

(三)RFID系统的工作原理

系统的基本工作原理如图1所示。阅读器通过射频天线发送一定频率的射频信号，当电子标签进入发射天线工作区域时产生感应电流，电子标签获得能量被激活；电子标签将自身编码等信息通过卡内置发送天线发送出去；系统接收天线接收到从电子标签发送来的载波信号，经天线调节器传送到阅读器，阅读器对接收的信号进行解调和解码，然后送到后台主系统进行相关处理；主系统根据逻辑运算判断该卡的合法性，针对不同的设定做出相应的处理和控制，发出指令信号控制执行机构动作。

三、 RFID技术 在高校固定资产管理中的应用 

(一)设备读写系统对固定资产清产核资的革新 

资产购人后，管理部门入帐时加装电子标签，标签内写入资产的信息，每次进行资产管理操作时，读写器都会自动读取设备电子标签并将信息发送回服务器进行处理，从而实现资产的跟踪管理。

标签登记录入一次性完成。对于新采购的资产进行登记人册处理——通过“资产信息登记设备”将需管理设备的有关信息(资产条形码、型号、名称、场所)写入“资产管理电子标签”中；资产信息可根据资产管理部门的实际要求进行修改，对于设备名称等固定的管理信息写入标签后永久锁定，防止使用部门进行更改，造成管理的混乱。当资产信息固化后，将存储有设备资产信息的“资产管理电子标签”附着于设备资产上，其附着形式可选择悬挂、粘贴、嵌入等多种方式。标签附着在资产上就不能取下，如果人为的取下，则标签自动损坏。清查盘点效率大幅度提高。所有资产数据一次性输入，系统根据不同基站及区域RFID读写器采集的数据自动判断资产状态(新增、调拨、闲置、报废等)，最终用户通过可视化的GIS操作界面，随时、随地通过IE浏览器进行资产数据的统计、查询。进行资产盘点时可利用“资产管理手持器” 进行不定期巡视，检查资产管理情况，对于未按正规流程私自进行借用、换用等情况高效快速查出。RIGID标签的辨识器可同时辨识读取数个RIGID标签，成批处理，瞬间完成，效率更高。

实现“全生命周期管理”和“自动管理”。RFID标签可不受次数限制地新增、修改、删除RFID标签内储存的资料。只要在无线电波的覆盖范围内，能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。储存信息的容量大，最大的容量有数Mega．Bytes，随着记忆载体的发展，数据容量也有不断扩大的趋势。利用 RFID技术 无线射频自动识别和GSM通信网络无线远程传输功能，实现对资产全生命周期(新增、调拨、闲置、报废、维修等)过程的智能化动态实时跟踪集中监控管理，整个管理过程无需任何人工干预。

(二)智能管理系统对固定资产动态管理的改善

智能固定资产管理系统包括资产的调拨、维修、报废等操作，它包含了固定资产从购人、入帐、使用、维修到报废的全过程，实现资产变动信息与系统信息的实时一致，为学校投资决策、资产合理调配提供了准确的参考数据，有效提高投资效益和设备使用率，减少闲置浪费。

RFID智能管理系统将大大改善固定资产调拨、维修和报废的整个管理应用流程。固定资产调拨、维修和报废一直是资产管理中的难点，这一类工作的频发特征、紧迫特征和无序特征很容易影响设备的有效管理。借助读写器和智能管理系统，调拨、维修等工作可以即时办理并同时在系统中被记录下准确的变动信息。免去了繁琐的人工记录的工作量，减少了汇总统计可能出现的遗漏和错误。

实现资产管理中“人、地、时、物同步管理”，系统设计时还可以考虑到利用RFID自动采集和GPRS无线远程传输功能，将资产日常管理工作有机的嵌入到资产管理系统中，实现对资产日常操作流程中涉及到的任务、地点、实物、时间等信息进行记录，并采用短信告警提醒功能，由系统实现对日常工作的有效实时监控资产数量、质量、流向等信息，实现由后台系统对工作流程进行有效的实时监控和记录，使管理人员在办公室内就可以及时了解到资产的调拨和使用情况，简化了管理流程，减轻了资产日常管理的压力，节约了每年投人大量人力物力进行资产盘点和无谓调拨的成本，避免了因各种因素造成的资产流失，提高了高校固定资产管理效益。

四、 RFID技术 在高校固定资产管理中的应用前景分析

目前，我国高校采用 RFID技术 进行固定资产管理的仍不多。尽管 RFID技术 已在仓储、物流、图书管理等很多领域得到广泛应用，但仍有一些因素制约着 RFID技术 的快速发展和大规模应用。

(一)标准问题。标准化是推动产品广泛获得市场接受的必要措施，但射频识别读／写机与标签技术仍未统一，因此无法一体适用。目前各产品制造商、自动识别实验室与国际标准组织正在致力于制定射频识别技术的标准，以求所有的标签能够被任何读／写机兼容。

(二)成本问题。RFID系统建立成本分为初建费用和运行费用。初建费用包括：RFID接收读取器、电子标签、管理用微机等设备费用和搭建网络的费用。至于网络，高等学校可利用现有网络。RFID系统的设备功率都很小，很少需要维护，其运行费用比较低。项目需要进行设备采购、系统搭建、软件编制和系统授权等方面的投资，此外还需支付项目组成员的工资、咨询公司的咨询服务费和集成公司的项目集成费。因此，客观全面地评价 RFID技术 投资回报率是一个比较复杂的课题，随着技术的突破、成本的降低将会逐步实现。

(三)技术完善问题。虽然单项技术已经趋于成熟，但RFID电子标签总体上产品技术还不够成熟，还存在较高的差错率。识别距离方面，采用高频频段的RFID标签的有效识别距离仅为1米，采用超高频频段的识别距离可以达到3米～6米，还不能达到理论上的识别距离(10米)。此外，射频识别标签与读写器具有方向性，且射频识别信号容易被物体所阻断，环境中的建筑结构尤其是金属结构的排列、数量会对RFID系统的安装和识别效果产生影响，这些都是 RFID技术 未来发展的重大挑战。

(四)集成应用问题。当前高校数字校园的众多管理系统在设计时大多以条形码和磁条技术为基础，RFID系统则是以RFID智能标签为基础的，二者在通讯协议、接口等方面需要整合，而整合工作需要有较强的技术力量，存在大量需要攻克的技术难题。

(五)数据安全问题。在对信息有保密要求的领域时，目前 RFID技术 在应用上还存在障碍，因为广泛使用的无线RFID系统并没有可靠安全机制，无法对数据进行很好的加密，射频标签的数据很容易受到攻击。

(六)系统碰撞问题。在RFID系统工作期间，当有2个或2个以上应答器同时发送数据的时候，就会出现数据干扰，这个干扰被称为碰撞，其结果将会导致数据传输失败。因此，必须制定适当的通信方式，在RFID系统中存取记录的技术方法(该方法可以使多路存取无故障进行)被称为防碰撞法，如ALOHA算法。

由此可见，由于目前 RFID技术 的发展现状在满足实际需求方面仍存有不足， RFID技术 在高校固定资产管理领域的推广和应用依然受到限制，但是， RFID技术 可以让高校固定资产管理实现真正的智能化管理，通过 RFID技术 提高固定资产清产核资的效率，强化设备的实时动态管理，全面提高固定资产管理效益。 RFID技术 所具备的独特优势是其它识别技术无法比拟的，RFID系统是高校固定资产管理系统的发展趋势，它将在一定时期内取代目前广泛使用的条形码识别技术。

我国一些高校已经认识到 RFID技术 的先进性和优越性，正在积极推进这一进程。我们坚信，随着 RFID技术 的不断改进、 RFID技术 标准的统一、相关设备成本的降低，不久的将来， RFID技术 在高校固定资产管理领域会日益推广和普及。