多供应商的应急采购

　　2003年上半年，SARS疫情在全国部分地区爆发，各地纷纷加大了对相关医疗卫生用品的采购力度。然而由于疫情紧迫，对采购工作中的供应商管理提出了新的问题，引发了紧急情况下如何有效进行多供应商管理，尤其是供应商选择的思考。

    多供应商选择的特点

    应急采购是指在如抗灾抢险、战时动员等紧急状态下，为完成急迫任务而进行的采购活动。多供应商应急采购选择就是指在应急采购活动中对符合采购要求的多个供应商的了解、评价、开发、使用和控制等综合性的管理工作。它的特点可用以下几组矛盾来描述。

    一是采购任务紧与采购要求高的矛盾。应急采购活动常常关系到一些国家安全或人民财产生命安全的紧急事件，它要求采购时间务必要紧迫，采购程序也要紧凑且简单。但采购时间短和采购程序精并不代表着对采购对象要求降低，恰恰相反，由于应急采购自身目的的重要性，它对采购对象的质量等指标要求也是很高的。如此次抗非斗争的采购活动中，大到呼吸机，小到卫生口罩，国家卫生及质检部门都制订了较为严格的标准，因此对采购活动本身也提出了较高要求。

    二是采购部门单一与供应部门多元的矛盾。应急采购活动由于其特有的目的性和紧迫性，采购主体一般是单枪匹马地在采购市场中活动，而无法像平时进行有计划大批量采购时可采用“强强联合”或“价格联盟”等办法提高采购效益。而在同时，应急采购的供应商往往不是单一的某个生产可销售单位，这一是由于应急采购的对象不一定是某种特殊商品所造成，二是由于我国卖方市场的形成使用多供应商模式成为现实，因此除极个别事关国家安全的商品以外，绝大部分市场商品都会由多个供应商同时提供，这样又为应急采购的最后选择制造了一个难题。

    三是采购方法多变与采购行为规范化的矛盾。应急采购活动由于其时间的紧迫性，采购部门会根据采购时限的要求有选择地利用相应的采购方式。但近年来随着我国采购法规建设的加强，《政府采购法》、《招标投标法》等法规的出台，一方面加强了采购活动的规范性，提高了采购活动的透明度，另一方面也可能僵化采购模式，迟滞采购活动的开展。

    多供应商选择具体方法

    应急采购多供应商的管理关键就在于供应商的选择，因此，探讨科学高效的供应商选择方法对于供应商管理具有极其现实的意义。针对应急采购多采用的竞争性谈判、询价采购等采购方式的特点，其供应商评价选择管理的具体步骤可以有以下几步: 一是组建具有一定专业知识和采购经验的专家组; 二是选择适当的决策方法; 三是进行供应商选择。（具体过程参见图1）而其中最为关键和复杂的就是供应商选择方法的确定和运用，下面本文将对两种应急采购多供应商选择方法进行探讨:

    （一）直接估计选择法

    直接估计选择法是要求参加决策选择的专家组直接给出概率的估计方法。例如在有三个供应商可供选择时，请参加选择的五位专家组成员估计他们谁将提供最优服务的概率，若各位专家作出如下的估计，见表1

    （二）间接估计选择法

    参加估计者通过排队或相互比较等间接途径给出概率的估计选择方法。例如对五个供应商（Ai，i=1,……,5）进行选择，请十名专家作出估计，每位都给出一个优劣顺序的排列名单，排队名单汇总在表2。

    分别从表2查得每个供应商被排的名次的次数，如供应商A1所处各名次的意见见表3

    然后计算加权平均数采用同样的方法得到
ω（A2）=2.26;     ω（A3）=3.43;
ω（A4）=4.56;     ω（A5）=1.78

    这样就可以按此加权平均数给出各供应商的估计名次，即
A5> A2> A1> A3> A4

    由此采购部门可做出最后的供应商选择。

    （三）对以上两种方法的修正

    上面曾提到应急采购中，决策者常常碰到的问题是没有掌握充分的信息，于是采购部门可通过更为详细的调查和历史数据的整理等方式来获得更多的更确切的信息，以便掌握各事件发生的概率。这可利用贝叶斯公式来实现，它体现了最大限度地利用现有信息，并加以连续观察和重新估计。其在供应商选择中的具体步骤为: 一是由专家组根据过去的经验估计供应商提供最优服务的先验（事前）概率，二是根据调查或数据整理后得到的条件概率，利用贝叶斯公式:

    计算出各选择的后验（事后）概率。

    例如某采购专家组在一次应急采购中，主观估计某供应商可提供最优服务的概率是P（O）=0.5，不能提供最优服务的概率是P（D）=0.5。为了提高选择的准确性，减少采购风险，对过去的采购历史数据进行总结发现: 被该专家组选中的供应商的确可提供最优服务的概率是P(U︱O)=0.9，事实不能提供最优服务的概率是P(U︱O)=0.1; 未被该专家组选中的供应商实际上仍具备提供最优服务的概率是P(U︱D)=0.2,事实上的确不能提供最优服务的概率为P(U︱D)=0.8。则此次供应商选择应采取如下方法:

    1、先计算专家组进行估计该供应商能否提供最优服务的概率。

    专家组认为该供应商可提供最优服务的概率:
    专家组认为该供应商不可提供最优服务的概率:

    2、利用贝叶斯公式计算各选择的事后概率:

    专家组选中的该供应商的确可提供最优服务的概率:
    专家组选中的该供应商事实上不可提供最优服务的概率:

    若该供应商未被专家组选中，但事实上可提供最优服务的概率:

    若该供应商未被专家组先中，实际上也不可提供最优服务概率。

    经修正后所得的结论是可采纳专家组意见，选择该供应商为采购客体。

    由以上的计算可见，供应商的主观性选择估计受到了必要的修正和和调整，其最终选择将更加具有科学性和权威性，更加有利于应急采购的顺利进行。

    多供应商选择注意的问题

    应急采购的顺利进行，除了要有科学可行的方法以外，还要采取一系列的措施对供应商进行激励与控制，一要努力充分发挥供应商的积极性和主动性，搞好物资供应工作，切实保证采购任务的完成; 二要防止应急采购过程中供应商的不轨行为，预防一切对企业、对社会可能造成的不确定性损失。

    （一）建立稳定可靠的供应关系

    应急采购供应商管理应建立在平时供应商管理工作的基础之上，采购部门可以通过平时对供应商情况的全面掌握，在紧急关头科学准确地对供应商的工作能力做出评估，从而进行正确地选择。建立稳定可靠的供应关系，一要对平时采购工作的开展进行详尽的记录，并对其中的关键数据，如产品合格率、交货准时率、进货费用节约率等进行科学的分析，对供应商的业绩进行量化，确定优先选择对象; 二是在平时就有针对地选择部分业绩优秀的供应商进行业务辅导，共同设计规范相互之间的作业协调关系，制订一定的作业手册和规章制度，并在管理、技术、质量保障等方面进行辅导和协助，这样便可在紧急状态下确保优先供应、高效供应和高质量供应。

    （二）建立数据化供应商决策系统

    随着电子商务在物资作业中的运用与发展，建立数据化的供应商决策管理系统已经成为可能，这便可为应急采购提供更为便捷、科学和全面的决策辅助。数据化供应商决策管理系统的架构可包括以下五个部分: 一是厂商资料文档，该子系统的功能主要是提供厂商的基本资料，包括建立供应商基本资料、查询供应商目录以及供应商资料查询、列印等; 二是请购作业系统，包括请购单维护，请购单列印及确认、请购单状况查询列印及请购转采购处理等; 三是订购单作业系统，包括订购单开立作业、列印作业、修改及取消作业、结果作业，以及采购资料查询及列印; 四是材料验收处理作业系统，包括交货验收、进货检验、退货处理，及收退料记录查询及列印等; 五是采购管理作业系统，包括长期未交易厂商状况，厂商采购绩效分析，厂商采购统计排行表，料品采购单价变动表等。

    （三）建立强有力的监督管理体系

    应急采购由于其要求紧、任务急、时间短，很容易造成供应商选择过程的混乱或无序，从而降低采购效益，甚至滋生违法乱纪。搞好应急采购中的监控，具体应完善以下几种制度: 一是选择计划制度。对于进行供应商选择的负责人员，应当在进行选择之前列出选择计划，并上交有关监管部门，经其批准后作为供应商选择的参考和最后检查的依据; 二是采购评价制度。这主要是指对采购人员的业绩的评定。通过相应的量化评定，可对采购人员的具体行为进行考核提供详细依据，同时也可为采购监督控制提供信息支持; 三是标准化作业制度。通过编制一个详细的采购作业操作手册，对采购流程进行规范，规定采购人员的权限范围，既能为采购行为提供具体的依据，又能实现对采购行为的全程监控; 四是请示汇报制度。应急采购的操作具有较大的弹性，作业过程中可能出现一些超出采购部门权限范围的事情，这就需要通过必要及时的请示汇报，确保采购活动有序进行; 五是资金使用制度。凡是涉及资金的使用，都要建立起一套严格的规章制度，尤其在应急采购中，资金的使用存在较大的风险，需要更为严格的资金领取、审批、使用管理。

    总之，应急采购由于其具有较强的实用性和必要性，今后在我国的经济生活中会较多地出现。应急采购的具体操作方法也将得到进一步的探讨和研究，使之更加具有科学性，同时更加快速、有效。